کد مطلب:62497 شنبه 1 فروردين 1394 آمار بازدید:154
هر مقدار كه اطلاعات دقیق تر باشد، كیفیت آن بهتر بوده و مدیر هنگام تصمیم گیری، بیش تر می تواند به آن اعتماد و تكیه كند. بنابراین، برای این كه اطلاعات، سودمند و اثر بخش باشد، لازم است كه از دقت و صحت لازم برخوردار باشد، در غیر این صورت نمی توان هنگام تصمیم گیری به آن اعتماد نمود، و بر اساس آن خط مشی گذاری كرد. اطلاعات علاوه بر صحیح و دقیق بودن، باید به موقع و به هنگام باشد. هنگام اتخاذ تصمیم در مورد یك مسأله، اطلاعات لازم در مورد آن بایستی به موقع و در زمان مناسب در اختیار مدیران و تصمیم گیران قرار گیرد، تا آنان بتوانند به صورت بهینه و مناسب از آن استفاده نمایند. اگر اطلاعات لازم به موقع و در زمانی كه مورد نیاز است در اختیار مسئولان و خط مشی گذاران قرار نگیرد، ارزش و اهمیت خود را از دست داده و كارآیی لازم را نخواهد داشت. همچنین اطلاعات باید مناسب و در حد نیاز باشد. اطلاعات در صورت كارآیی لازم را خواهد داشت كه نه ناقص، هر دو مشكل آفرین و مسأله ساز هستند؛ چرا كه اگر تمامی اطلاعات لازم در مورد یك مسأله جمع آوری نشود مدیران و خط مشی گذاران سازمان نمی توانند با اعتماد به آن تصمیم گیری نمایند. همچنین اگر اطلاعات جمع آوری شده بیش از مقدار مورد نیاز باشد، مدیران و خط مشی گذاران با انبوهی از اطلاعات مواجه شده و توان استفاده بهینه از آن ها را نخواهند داشت. بنابراین، لازم است كه سیستم اطلاعاتی به گونه ای طراحی و به كار گرفته شود كه اطلاعات مورد نیاز مدیران را به صورت جامع، مختصر، گویا و سازمان یافته در اختیار آنان بگذارد تا آن ها نیز بتوانند در كم ترین زمان ممكن از آن اطلاعات استفاده نمایند. از دیگر ویژگی های اطلاعات مناسب و اثر بخش، مرتبط بودن آن هاست. اطلاعات و اخباری كه به مدیران و مسئولان داده می شود، باید با حوزه كاری آنان و نیز مسأله ای كه باید در زمینه آن تصمیم گیری كنند، ارتباط و تناسب داشته باشد. شاید بتوان این نكته را از این سخن امام علی (ع ) استفاده كرد: و اقصر رأیك علی ما یعنیك؛[1] توجه و نظرات را تنها به اموری كه به تو مربوط است محدود كن. بر این اساس، لازم است سیستم اطلاعاتی به گونه ای طراحی شود كه تنها اطلاعات مرتبط را در اختیار افراد قرار دهد، و از دادن اطلاعات بی ارتباط و نامناسب اجتناب نماید. سرگرم شدن افراد به اطلاعات غیر مرتبط مقداری از وقت آنان را اشغال كرده و آنان را از پرداختن به وظایف اصلی شان باز می دارد.
بدون شك، اطلاعات یكی از عوامل مهم در مباحث مختلف خصوصا در فرایند تصمیم گیری و تعیین خط مشی است؛لیكن این امر در صورتی می تواند نقش اساسی خود را به خوبی ایفا كند كه دارای ویژگی های مهم اطلاعات، كیفیت و دقت است. مدیران و خط مشی گذاران سازمان، هنگامی می توانند در مورد مسأله ای درست و منطقی اتخاذ كنند كه اطلاعات كافی و دقیقی در مورد آن داشته باشند.